心亮閣 Solacare 私隱政策

1. 適用範圍及法律框架

心亮閣由加拿大公司營運，主要向香港使用者提供服務。視乎資料、使用者所在地、輔導人員的專業身分及實際服務安排，加拿大及香港的私隱法律可能同時或分別適用。

• 加拿大：在商業活動中收集、使用或披露個人資料時，《個人資料保護及電子文件法》（Personal Information Protection and Electronic Documents Act，下稱「PIPEDA」）及其他適用的加拿大聯邦或省級法律可能適用。
• 安大略省：如某資料由受《個人健康資訊保障法》（Personal Health Information Protection Act, 2004，下稱「PHIPA」）規管的健康資料保管者處理，PHIPA 及其規例可能適用。並非所有香港輔導人員或所有精神健康資料均因此自動受 PHIPA 規管。
• 香港：就與香港使用者及香港業務有關的個人資料，《個人資料（私隱）條例》（第 486 章，下稱「PDPO」）及其保障資料原則可能適用。
• 其他地區：使用者或輔導人員身處其他司法管轄區時，當地不可排除的私隱、健康資料或消費者法律亦可能適用。

我們以加拿大法律作為公司治理及本政策的主要框架，但不藉本政策排除任何依法不能排除的權利或義務。如不同法律同時適用，我們會按具體資料及活動採取法律要求的保障。

2. 心亮閣、機構及輔導人員的資料角色

私隱法律下的角色取決於誰決定收集、使用及披露資料的目的和方式，而不只取決於資料儲存在誰的系統。一般而言：

• 心亮閣自行控制的資料：包括網站及帳戶管理、登入與安全、訂閱與平台費、資格核實、案主支援、平台分析、法規遵從及心亮閣發出的通訊。就該等資料，我們一般是 PDPO 下的資料使用者及 PIPEDA 下負責的機構。
• 機構或輔導人員控制的資料：包括其案主資料、知情同意、臨床紀錄、表格、訊息、任務、服務計劃及機構內部資料。相關機構或輔導人員一般決定專業用途，並須自行履行告知、同意、查閱、保存、披露及專業責任。
• 心亮閣代為處理的資料：就機構或輔導人員控制的內容，我們一般按其設定、指示及合約提供軟件、儲存、傳輸、備份、安全及支援服務。
• PHIPA 情況：如案主是 PHIPA 下的健康資料保管者，心亮閣可能按具體安排擔任其代理人、電子服務供應商或其他受託服務提供者。最終角色應由個別合約及資料流程確認。

機構、輔導人員及心亮閣可能就不同目的各自承擔責任。使用平台不會把機構或輔導人員依法或按專業規範不能轉移的責任轉移給心亮閣。

3. 問責及私隱管理

我們指定私隱事務聯絡人負責本政策、內部私隱程序、供應商審查、資料事故回應、查閱及投訴處理。我們會按風險、資料敏感程度及服務發展檢視私隱和資訊安全措施。

機構及輔導人員亦須指定適當責任人、建立知情同意與紀錄管理程序、管理成員權限，並確保其使用服務符合適用法律、專業守則及向案主作出的承諾。

4. 個人資料類別

我們可能按你使用的功能收集以下資料。並非每位使用者都會涉及所有類別：

• 身份及聯絡資料：姓名、顯示名稱、稱謂、出生年份或年齡資料、電郵、電話、語言、所在地區及緊急聯絡資料。
• 帳戶及驗證資料：帳戶識別碼、登入方式、多重驗證狀態、邀請、角色、機構隸屬、權限、登入和安全事件紀錄。
• 輔導人員及機構資料：專業資格、註冊或會籍、履歷、服務語言、專業範圍、中心地址、可預約時間、收費、保險及核實文件。
• 案主及預約資料：預約時間、服務類型、參與者、轉介來源、付款人、取消狀態、提醒偏好及與服務安排有關的備註。
• 臨床及個案內容：知情同意、評估、健康或心理狀況、個案筆記、服務計劃、風險資料、表格、家課、轉介、附件、訊息及其他由機構、輔導人員或案主輸入的內容。
• 通訊及支援資料：平台訊息、電郵、支援查詢、投訴、意見、技術診斷資料及與我們聯絡的紀錄。
• 付款及商業資料：訂閱方案、交易金額、貨幣、付款狀態、退款、拒付、發票、結算及稅務相關資料。完整支付卡號及安全碼由付款處理商直接收集，我們一般不儲存。
• 裝置、網絡及使用資料：IP 位址、瀏覽器、作業系統、裝置識別資料、時區、語言、頁面和功能互動、錯誤、診斷、登入及稽核紀錄。
• Cookies 及類似技術資料：必要的登入和安全 cookies、偏好設定，以及在取得適用同意後使用的分析或其他非必要技術。

5. 資料來源

資料可能由你直接提供，或由代表你的家長、監護人、付款人、轉介人、機構、輔導人員或獲授權成員提供。我們亦可能從帳戶與付款供應商、平台功能、公開專業名冊，以及在法律允許下從防止欺詐和安全服務取得資料。

當他人向我們提供關於你的資料時，提供者須有合法權限，並須按需要向你提供適當告知及取得同意。你不應在沒有權限的情況下向平台上載第三方資料。

6. 必須及自願提供的資料

提供資料一般屬自願，但部份資料是建立帳戶、核實資格、安排預約、處理付款、保障安全或遵守法律所必需。收集介面會在合理可行情況下指出必要欄位及不提供的主要後果。

請只提供與使用目的相關及合理必要的資料。除非相關功能、機構或輔導人員明確要求並有適當依據，請勿在一般支援查詢、公開欄位或 AI 配對查詢中輸入可直接識別你的詳細臨床紀錄。

7. 提供及管理服務

我們可為以下目的收集、使用及處理個人資料：

• 建立、驗證、管理及保護帳戶和機構工作空間；
• 提供名錄、搜尋、配對、預約、提醒、表格、訊息、視像、文件、付款及資料匯出功能；
• 按機構或輔導人員指示儲存、組織、顯示、傳送、備份及刪除其控制的資料；
• 核實輔導人員或帳戶擁有人的身份、資格、會籍或代表權；
• 處理訂閱、平台費、服務費、退款、拒付、結算、發票及會計紀錄；
• 回應查詢、提供技術支援、調查錯誤、處理投訴及執行合約；
• 維持可用性、監察效能、改善易用性、測試功能及進行品質保證；
• 保障使用者、平台及第三方的權利、安全及財產，防止欺詐、濫用及未經授權存取；
• 遵守法律、法院命令、監管要求及有效法律程序，並建立或抗辯法律申索。

8. 同意、授權及其他合法依據

我們會按資料敏感程度、使用者合理期望及適用法律取得明示或默示同意，或依賴法律允許的其他依據。有效同意須讓使用者合理理解所收集資料、主要用途、可能披露對象及重要風險或後果。

就機構或輔導人員控制的臨床內容，相關機構或輔導人員負責取得和紀錄其專業服務、資料處理、通訊、視像、轉介及必要披露所需的有效同意或其他合法授權。平台上的勾選或帳戶流程不一定足以取代完整的臨床知情同意。

法律可在若干情況容許或要求未經同意收集、使用或披露資料，例如調查欺詐、回應緊急安全風險、遵從傳票或法院命令、收取欠款，或其他依法授權的情況。我們只會在有合理依據及必要範圍內採取該等行動。

9. 分析、改善及去識別資料

我們可使用平台使用情況、錯誤、效能及匯總資料，以維持安全、了解功能使用、改善服務及進行容量規劃。我們會按目的限制資料範圍，並在可行情況下使用匯總、假名化或去識別資料。

我們不會為產品分析或廣告目的閱讀可直接識別案主的臨床筆記或輔導對話。只有在本政策所述的支援、安全、投訴、法律、事故處理或經明確授權的其他必要情況下，獲授權人員才可在最小必要範圍內受控存取。

真正不可合理重新識別的匯總或去識別資料可能不再屬個人資料。我們不會嘗試重新識別該等資料，亦會以合約或技術措施限制服務供應商進行重新識別。

10. 人工智能及自動化功能

部份功能可能使用人工智能或自動化技術，例如根據使用者輸入和輔導人員名錄生成配對建議、協助搜尋或整理非臨床行政內容。相關介面會在合理可行情況下說明功能性質及所使用的資料。

除非另有清楚告知、取得適用同意並設有適當保障，我們不會把可直接識別的臨床內容用於訓練通用人工智能模型，亦不會僅依靠自動化結果作出對使用者具有法律或類似重大影響的決定。

AI 輸出可能不完整或不準確，只供參考，不構成醫療、診斷、輔導或其他專業意見。使用者不應在非必要情況下向 AI 功能提交姓名、聯絡資料、身份證明資料或詳細個案紀錄。

11. 服務通訊及直接促銷

我們可發送完成交易或提供服務所需的通訊，例如登入、安全、預約、付款、服務中斷、政策更新及帳戶通知。停止推廣訊息不會停止必要的服務通訊。

我們只會在取得適用同意或法律另有允許的情況下，使用指定聯絡資料發送心亮閣產品、課程、活動或相關服務的推廣訊息，並提供適用的退訂方法。

我們不會出售個人資料，亦不會使用臨床筆記、輔導對話、評估答案、家課或個案紀錄作行為廣告、建立廣告受眾或向第三方推廣其產品。

12. 機構、輔導人員及獲授權人士的存取

案主資料可按機構設定、專業安排及權限提供予相關輔導人員、主管、行政人員、財務人員或其他獲授權成員。不同角色可看到的資料範圍可能不同。機構及帳戶擁有人須採用最小必要權限，並向使用者說明其內部存取安排。

家長、監護人、付款人、家庭成員或小組參與者不會僅因付款、參與或建立帳戶而自動取得其他人士的全部資料。任何共享須依據法律、有效同意、專業判斷及適當權限。

13. 心亮閣人員的受控存取

心亮閣作為系統營運者，在技術上可能有能力存取儲存在平台的資料，但不代表員工可任意查看。只有經特別授權、受保密義務及存取控制約束的人員，才可在有正當工作需要及最小必要範圍內存取。

• 回應由有權人士提出而無法在不查看相關資料下完成的技術支援；
• 調查、遏止及修復保安事故、錯誤、資料損毀或未經授權活動；
• 處理正式投訴、付款爭議、濫用舉報或保障使用者安全；
• 進行受控的品質保證、資料遷移、備份恢復或系統維護，而無法合理地以測試或去識別資料完成；
• 遵從有效法律要求、法院命令或依法履行的監管義務；
• 在相關機構、輔導人員或資料當事人明確授權下執行指定工作。

我們會按風險採用權限分隔、審批、稽核紀錄及事後檢視等措施。任何存取均不得超出相關目的所需。

14. 服務供應商及次處理者

我們使用第三方供應商提供身份驗證、付款、雲端基礎設施、資料庫、檔案儲存、備份、電郵、通知、視像、即時通訊、錯誤監察、支援及人工智能等功能。供應商只應獲得提供其服務所合理需要的資料。

我們會按資料敏感程度評估供應商，並在合理可行情況下以合約要求其按照指示處理資料、採取適當保安、限制再披露、協助處理事故及在服務終止後刪除或交還資料。部份供應商亦可能按法律或其直接向你提供的服務，以獨立資料控制者身分處理資料，例如付款及身份驗證供應商。

現行主要供應商或供應商類別可在平台的供應商清單或應要求提供。供應商可能隨服務發展而更改；如更改會對資料處理產生重大影響，我們會按適用安排作出通知。

15. 其他披露情況

除向上述人士及供應商提供資料外，我們可在以下情況披露資料：

• 經你、相關機構或依法有權人士同意或指示；
• 為完成你要求的轉介、紀錄轉移、付款、保險或其他服務；
• 法律要求或允許，包括有效法院命令、傳票、搜查令、監管要求或其他法律程序；
• 為調查欺詐、保安威脅、嚴重濫用或違反條款，或保護任何人的權利、生命、健康、安全或財產；
• 向專業顧問、保險人、核數師或融資方披露，但須受保密及目的限制；
• 進行擬議或完成的合併、融資、重組、出售、資產轉讓、破產或類似交易，並採取適當保密及用途限制。

我們會審視政府或執法機關的資料要求，並只在我們合理相信要求有效、具法律約束力及適用於我們時作出回應。除法律禁止或不適當外，我們可通知受影響的案主或資料當事人。

16. 跨境儲存及處理

心亮閣在加拿大營運，而我們、機構、輔導人員及供應商可能在加拿大、香港、美國或其他司法管轄區存取、儲存或處理資料。資料因此可能受當地法律約束，並可能在有效法律程序下由當地法院、政府或執法機關要求提供。

跨境處理不會免除我們在適用加拿大法律下對受我們控制資料的責任。我們會按風險採用資料最小化、供應商審查、合約保障、存取限制、加密及其他合理措施。就由香港轉移的資料，我們亦會參考香港私隱專員公署的跨境資料保障指引及建議合約條款。

如機構或輔導人員自行指示資料轉移、整合第三方服務或讓海外成員存取，該機構或輔導人員須自行評估合法性、告知、同意及保障措施。

17. 資訊安全措施

我們採取與資料敏感程度、數量、格式、用途及風險相稱的行政、技術及實體保障。措施可包括傳輸及儲存加密、獨立密鑰管理、角色權限、最小權限、多重驗證、環境分隔、備份、日誌、監察、漏洞及更新管理、供應商審查、員工保密及事故回應程序。

保安措施會隨風險及技術發展調整。任何互聯網傳輸、雲端服務或電子儲存均不能保證絕對安全。使用者亦須保護帳戶、裝置、網絡及匯出的資料，並及時報告可疑活動。

18. 資料準確性及完整性

我們會按資料用途及可能影響採取合理措施保持由我們控制的資料準確、完整及最新。使用者、機構及輔導人員須更新其提供的資料，並按專業責任維護臨床紀錄。

部份臨床紀錄可能依法或按專業標準不得直接刪改，而須以附註、補充或更正紀錄方式處理，以保留紀錄完整性及稽核軌跡。

19. 資料保留及刪除

我們只在達成相關目的、履行合約、維持安全、處理爭議及遵守法律所合理需要的期間保留個人資料。我們會按資料類別、敏感程度、法律時效、專業規範、備份週期及刪除可行性制定保留安排。

• 帳戶、訂閱、付款、稅務及交易資料可按會計、稅務、反欺詐、爭議和法律要求保留；
• 資格核實及合規資料可在帳戶有效期間及其後的合理期間保留，以證明核實及處理投訴；
• 安全、登入及稽核紀錄可按安全調查及合規需要保留；
• 臨床內容的主要保存期由控制該紀錄的機構或輔導人員按法律、專業標準、案主年齡及服務情況決定；
• 備份中的資料可在正常輪替週期內繼續存在，並受限制使用及安全措施保障，直至覆寫或安全刪除。

帳戶關閉不一定導致所有資料立即刪除。法律、專業紀錄保存、爭議、付款、保安或備份需要可能要求繼續保留。資料不再需要時，我們會按合理程序刪除、銷毀或去識別。

20. 資料事故及通報

如發生或懷疑未經授權存取、使用、披露、遺失、更改或破壞資料，我們會按事故回應程序調查、遏止、評估風險、修復及保存適當紀錄。

• 如 PIPEDA 適用並有合理理由相信事故造成重大傷害的實際風險，我們會在可行情況下盡快向加拿大私隱專員及受影響人士作出法定通報，並保存法律要求的事故紀錄；
• 如資料由機構或輔導人員控制，我們會按合約及法律通知相關案主，並提供合理協助，使其履行對資料當事人、專業監管機構或其他機關的責任；
• 如 PHIPA 適用，我們會配合相關健康資料保管者履行通知、遏止、調查及報告義務；
• 就香港資料，我們會按事故性質、風險及香港私隱專員公署的適用指引考慮通知受影響人士及私隱專員。

通報內容、時間和方式會視乎適用法律、調查狀況及避免進一步傷害的需要而定。

21. 查閱、更正及資料副本

在適用法律及例外規限下，你可要求確認我們是否持有關於你的個人資料、查閱該等資料、了解其使用及披露情況，並更正不準確或不完整的資料。我們可要求足以核實身份和授權的資料。

就由機構或輔導人員控制的臨床內容，請先向相關機構或輔導人員提出。心亮閣可把收到的請求轉交相關控制者，或按其合法指示提供技術協助。我們不會自行裁定專業紀錄中的臨床內容是否應更改。

法律可容許拒絕或限制查閱，例如資料涉及他人、受法律特權保障、會披露機密商業資料、無法在合理範圍內分離，或披露可能造成法律所承認的重大風險。若拒絕，我們或相關控制者會在法律要求範圍內說明理由及投訴途徑。

22. 撤回同意、刪除、限制及帳戶選擇

你可在合理通知及法律、合約和技術限制下撤回同意。撤回不影響此前合法處理，亦不影響法律允許或要求我們繼續處理的資料。撤回必要處理可能令部份或全部服務無法繼續。

你可要求關閉帳戶、取消推廣通訊或刪除由我們控制且不再需要的資料。刪除權並非絕對，臨床紀錄、交易、安全、法律申索及備份資料可能須繼續保留。

如適用 PHIPA，個人可向相關健康資料保管者提出同意指示或限制。是否能實施及其服務影響由保管者按法律和專業責任決定。

23. Cookies、分析及通訊偏好

必要 cookies 用於登入、帳戶安全、工作階段及核心功能，停用可能令服務不能正常運作。非必要分析或其他技術會按適用同意機制管理。你亦可使用瀏覽器或裝置設定，但這些設定未必能控制所有平台技術。

你可透過訊息內退訂連結或帳戶設定停止推廣通訊。基於安全、交易、預約、法律或服務管理需要的必要通知通常不能全部停用。

24. 香港、加拿大及安大略省的權利

• 香港：PDPO 一般提供查閱及更正個人資料的權利，並規管收集目的、使用、保留、安全、透明度及資料使用者的做法。你可向香港個人資料私隱專員公署提出投訴。
• 加拿大：PIPEDA 一般提供知悉處理目的、有效同意、查閱、質疑準確性、撤回同意及挑戰合規等權利，並容許向加拿大私隱專員公署投訴。
• 安大略省：如 PHIPA 適用，個人一般透過相關健康資料保管者行使查閱、更正及同意指示等權利，並可向安大略省資訊及私隱專員提出投訴。

上述摘要並非完整法律意見。你的實際權利取決於適用法律、我們或案主的資料角色及法定例外。

25. 如何提出私隱請求

請以本政策末段的聯絡方式提出請求，並提供足以識別相關帳戶、資料及請求範圍的資料。為保障私隱，我們可要求核實身份、監護權、代表權或機構授權。

我們會在適用法律期限內回應，或在需要延長時按法律通知。法律允許時，可就大量、複雜或需複製資料的查閱請求收取合理費用，但會事先告知。

26. 兒童及未成年人

平台可被輔導人員及機構用於向未成年人提供專業服務，但一般帳戶建立、同意及資料存取安排須按未成年人的理解能力、所在地法律、服務性質及專業規範處理。單憑年齡並不在所有情況下決定同意能力。

需要家長、監護人或替代決策人同意時，相關機構或輔導人員須取得和紀錄有效授權。未成年人有能力自行同意時，其私隱及家長存取範圍亦須按法律和專業責任處理。付款人不會因付款而自動取得臨床內容。

如我們得知資料在沒有適當授權下被提供，我們可限制帳戶、聯絡相關機構或輔導人員，並按法律及紀錄保存責任採取刪除或其他措施。

27. 機構及輔導人員的私隱責任

• 向案主提供清楚的個人資料收集聲明、臨床知情同意及機構內部存取說明；
• 只收集專業服務合理需要的資料，並確保資料準確及適當保存；
• 設定和定期檢視成員權限，在離職或角色轉變時立即撤銷存取；
• 確保匯出、下載、列印或轉移後的資料繼續受到適當保障；
• 依法回應查閱、更正、同意、投訴及資料事故；
• 確認其所在地、案主所在地及跨境執業所需的法律和專業要求。

如機構或輔導人員使用平台向案主發出自訂表格、訊息、通知或私隱聲明，其內容由該機構或輔導人員負責。

28. 視像、通訊及錄音錄影

平台可傳輸視像、語音、文字及附件。除功能明確提供並已取得所有必要同意外，心亮閣不會例行錄製專業會談。使用者不得在未有合法權限及適當告知下自行錄音、錄影、截圖或轉發會談和訊息。

即時通訊的傳輸、通知及送達狀態可能產生技術紀錄。平台訊息並非緊急渠道，也不保證即時閱讀。

29. 第三方網站、整合及使用者選擇的服務

服務可連結或整合第三方網站、付款、日曆、視像、通訊或其他工具。第三方可能依其自身條款及私隱政策獨立處理資料。使用者或機構自行啟用整合前，應審閱相關做法及確認有權傳送資料。

本政策不適用於我們不能控制的第三方網站或服務，但我們仍會就代表我們處理資料的供應商履行適用的審查及合約責任。

30. 本政策的修訂

我們可因法律、監管、技術、供應商、功能或營運變更而更新本政策。最新版會列明生效及最後更新日期。

如變更會重大影響收集、使用、披露或使用者選擇，我們會在合理可行情況下透過電郵、帳戶通知或平台公告作出顯著通知，並在法律要求時取得新的同意。

31. 查詢、投訴及申訴處理

我們會以公平方式調查關於本政策或我們資料做法的查詢和投訴，並可要求進一步資料。若投訴涉及機構或輔導人員控制的臨床內容，我們可轉交相關控制者並協助協調，但相關機構或輔導人員仍須履行其責任。

我們不會因你善意提出私隱查詢或投訴而作出報復。你亦可向有管轄權的私隱監管機構提出投訴，但我們鼓勵你先讓我們有機會處理問題。

32. 聯絡我們

私隱事務聯絡人：Nicholas Wong；電郵：[email protected]。

正式公司郵寄地址及法律送達地址應在發布前由律師確認並加入本條。請勿透過一般電郵傳送完整臨床紀錄、身份證明文件或其他高度敏感資料；我們會在需要時提供較合適的安全提交方式。